PROTECCIÓN DE DATOS: EL DOCUMENTO DE SEGURIDAD

La normativa vigente en materia de protección de datos de carácter personal obliga al responsable del tratamiento y al encargado del tratamiento, entre otras cuestiones, a adoptar las medidas de índole organizativa y técnicas necesarias que garanticen la seguridad de los datos amparados por la LOPD.

Entre estas medidas, se encuentra la elaboración de un documento que recogerá las medidas de índole técnica y organizativa acorde a la normativa de seguridad vigente que será de obligado cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal. Por lo tanto, la existencia de un Documento de Seguridad es un requisito legal a la hora de implementar la política en materia de protección de datos en una organización empresarial, ya se trate de una sociedad mercantil o de un empresario autónomo, o de una asociación o colectivo.

En concreto, el Documento de Seguridad deberá regular y contener la siguiente información:

– Una descripción exhaustiva de los datos personales tratados, así como el detalle de las medidas de seguridad que se han de adoptar en relación al nivel de seguridad del fichero existente.

– También se ha de detallar la información a facilitar al personal así como las obligaciones de estos en relación a los datos de carácter personal.

– Los procedimientos de notificación, gestión y respuesta ante las incidencias que se pudieran presentar.

– Y los procedimientos de revisión del Documento de Seguridad, pues este es un documento vivo que se ha de ir adaptando a los cambios y nuevas exigencias de la organización.

– El Documento de Seguridad también ha de regular la forma de los nombramientos de responsables establecidos en la legislación vigente, las autorizaciones, el registro de entrada y salida de soportes, la información a facilitar a terceras personas y las medidas alternativas a adoptar en caso de incidencia, entre otras cuestiones.

Además es recomendable incluir en el Documento de Seguridad otras cuestiones, como son las cláusulas de confidencialidad a firmar por empleados, colaboradores y terceros relacionados con nuestra actividad, la gestión de los archivos o las funciones y obligaciones del personal.

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